הגעתם לאירוע, נכנסתם פנימה ונדהמתם. כמות גדולה של אנשים, המקום מעוצב ומקושט היטב, האוכל מפנק, המשקאות טעימים והמוזיקה מתאימה בדיוק לאווירה של האירוע. בדיוק מתחיל השלב הזה במוחנו שמנסה לפתור את הבעיה ולמצוא את הנוסחה ליצירת אירוע מושלם כזה.
אז למעשה, הדרך לתכנן אירוע מא' ועד ת' עלולה להיות ארוכה אך אפשרית לחלוטין. אם יש לכם אירוע חדש העומד להגיע ואינכם יודעים בדיוק כיצד לגשת אליו, עקבו אחר המדריך הבא והתחילו בהרפתקה המדהימה והמרגשת הזו.
איך לתכנן אירוע מוצלח מא' ועד ת' ?
תהליך התכנון של האירועים מהשורה הראשונה כולל שלושה כללים. כדי להגיע להצלחה עם שלבי התכנון העיקריים בניהול אירועים, עבדו יחד עם רשימות ביקורת לאירועים ועקבו אחריהם עד סוף התהליך.
רשימת תכנון האירוע – אחד הצעדים העיקריים לתכנון אירוע מוצלח הוא יצירת רשימת בדיקה – צ'ק ליסט שימושית, שתהיה נקודת המוצא שלכם לגרום לאירועים להתנהל בצורה חלקה יותר. הצ'ק ליסט שלכם צריך להיות כתוב היטב, בעל מבנה טוב וכולל את השלבים שיפורטו בהמשך. הצ'ק ליסט יפרט את כל ההיבטים שאתם צריכים לעבוד עליהם ולאפשר לכם לקבוע את התכנית המושלמת בכדי לגרום לאירוע שלכם להיות מוצלח באמת. להלן שלבי המפתח כיצד לתכנן אירוע בהצלחה:
- קבעו מטרה – כלל חשוב למי שרוצה להתחיל עם התחלה נהדרת – ותוצאת סיום גדולה עוד יותר. כדי לפשט את התהליך, חלק את היעדים לקטגוריות. בדרך זו תוכל לגשת למספר סוגיות בו זמנית.
- ארגן צוות – עזרה של אנשים נוספים יוכלו לקדם את המטרה בצורה טובה ויעילה יותר ויאפשרו לכם להתעסק במספר דברים במקביל. האצילו סמכויות וחלקו את האחריות בצורה טוב.
- הזמן קריטי – תצטרכו להתיידד עם לוח שנה כדי לעמוד ביעדים בזמן. תנו לעצמכם מספיק זמן להכנה ולהשלים את הכל. קבעו מועדים כדי לאפשר ביצועים טובים יותר לצוות.
- הגדרת קונספט – בין אם מדובר באירוע קטן או גדול, ברוב האירועים ניתן למצוא קונספט מיוחד. התחילו בסיעור מוחות אפילו ברעיונות המטורפים ביותר ואז חשבו מה יתאים לנושא האירוע שלכם בצורה הטובה ביותר.
- היו תמיד בשליטה – עקבו אחר כל פעולה, הוצאה או בעיה שצצה. ברגע שתהיו בשליטה תוכלו לנהל את האירוע שלכם בשלווה נפשית וברוגע.
- תקצוב האירוע – אחד השלבים הקשים ביותר בתכנון האירוע הוא התאמת הצרכים לתקציב שלכם בפועל. כדי להתמודד עם זה בחוכמה, חשבו כמה תקציב עומד ברשותכם, צרו תעדוף למה הכרחי ומה פחות ועבדו לפי תעדוף זה. בין אם מדובר בהזמנת סטנדאפיסט או עוגה בעיצוב אישי, עבדו לפי התעדוף שבניתם.
- והכי חשוב, מספר טיפים שיקלו עליכם בעת התכנון: שמרו על קור רוח לא משנה מה קורה, שמרו על אנרגיות חיוביות, הישארו מכונסים למטרה – יוביל את האירוע שלכם להצלחה גדולה ואל תשכחו כמובן ליהנות!