מארגנים אירוע פרטי לחברים או למשפחה? בין אם מדובר באירוע קטן או גדול, ההפקה היא לא עניין של מה בכך וזה בכלל לא פשוט לארגן אירוע שהאורחים ייהנו בו וישמחו להיזכר בו. כדי להצליח לעשות זאת באמת נדרש לתכנן מראש ולעבוד מסודר. מסיבה זו בדיוק הכנו עבורכם מדריך עם שמונה שלבים פשוטים לארגון של האירוע המושלם.
8 שלבים פשוטים לתכנון אירוע בהצלחה
הגדירו את מטרת האירוע
בכל אירוע שאנחנו מארגנים יש לשבת רגע ולחשוב באיזה אירוע מדובר, מה המטרה שלו ואיזו חוויה אנחנו רוצים להעביר את האורחים שמגיעים אליו. האם מדובר באירוע משפחתי? האם האירוע סובב סביב חג? האם המטרה היא אירוע קליל לחברים או קולגות שהמטרה בו היא להשתחרר?
הגדירו תקציב
התקציב מאפשר לכם להבין מה האירוע שלכם יכול לכלול, איזו אטרקציות מתאימות וכדומה. קחו בחשבון שפעמים רבות התקציב מתעדכן תוך כדי ההפקה, והשאירו מקום לבלת"מים ושינויים.
קבעו מועד משוער
כבר בתחילת ההפקה יש לקבוע את מועד האירוע. במידה ולא ניתן לקבוע מעכשיו מועד מדויק, קבעו מועד משוער לאירוע שבהתאם לו אתם מתארגנים וקובעים את הדברים.
בחרו מיקום והפיקו את האירוע בהתאם
המיקום נבחר בהתאם לסוג האירוע שאתם חוגגים וההפקה מותאמת למיקום. למשל אירוע משרדי יכול להיות במשרד או חדר כנסים, יום הולדת לנער או נערה יכולה להיות בבית או במועדון וכו'. קחו בחשבון אם האירוע הוא במתחם סגור או תחת כיפת השמיים והיערכו לכך בהתאם.
תכנית אומנותית ואטרקציות
בעיקר אם מדובר באירוע של כמה שעות, אנחנו ממליצים מראש לדאוג להפעלה כלשהי של האורחים כגון תכנית אומנותית או אטרקציות שונות. אטרקציות אפשריות לאירוע יכולות להיות סדנת בישול, מסיבת אוזניות, ריקודים, משחקים ומופע סטנדאפ המותאם לאירוע. להזמנת סטנדאפיסט מנוסה עכשיו לחצו על הלינק.
בנו תכנית עבודה והגדירו צרכים לאטרקציה
לאחר שבחרתם אטרקציה או הפעלה, יש לעשות רשימה של הדברים שצריך לדאוג להם עבורה. כך למשל, האם יש צורך במערכת הגברה? לדאוג לבמה? מסכים? כמו כן, הפעלות מסוימות מספקות חלק מן הדברים הללו. ודאו מראש מה המפעיל מספק ומה הוא לא מספק וצריך כדי שהאטרקציה תהיה איכותית.
אוכל ושתייה
אוכל ושתייה הם חלק גדול מכל אירוע. כמובן, את האוכל והשתייה יש להתאים לסוג האירוע ואופיו: אם במסיבת יום הולדת מתאימים חטיפים ושתייה קלה, באירוע לעובדים יתאים בופה רציני יותר ומסיבה למבוגרים אולי אף יתאים אלכוהול.
זה הזמן להנות
לאחר שארגנתם את מה שצריך לארגן והפקתם את מה שצריך להפיק, זה הזמן להגיע לאירוע ופשוט להנות ממה שתכננתם. תוכל לשבת קצת בנחת, לצחוק, להנות ולהתרגש יחד עם האורחים שלכם באירוע המהמם שהפקתם.
